Uitlegparty: Slack, het beste virtuele kantoor

Slack is een communicatietool voor collega's die snel populair is geworden. Maakt de dienst een kantoor (bijna) overbodig?

Zo lang bestaat Slack nog niet, maar de afgelopen tijd is het uitgegroeid tot een miljardenbedrijf. Toen Slack de deuren in augustus van 2013 opende, schreven binnen een dag 8000 nieuwsgierige mensen zich in. Nu, nog geen twee jaar later, wordt het bedrijf geschat op een waarde van 2,8 miljard dollar. Niet slecht voor een dienst die pas een jaar voor iedereen (zonder inschrijving) beschikbaar is.

Wat is Slack?

Slack is een communicatietool voor teams binnen bedrijven, in de basis een groepschat. Het programma brengt volgens de makers alle communicatie bij elkaar: "Real-time berichten sturen, archiveren en zoeken voor moderne teams."

Er zijn veel meer programma's die dat doen. Slack is wat dat betreft niet nieuw, maar het combineert bestaande tools op één plek die voor iedereen toegankelijk is. Het is als een virtueel kantoor, want je kunt er alle organisatie en communicatie van een bedrijf laten plaatsvinden; van open- en privé-discussies tot het delen van bestanden en het bijhouden van agenda's.

Slack leren kennen

Als je wegwijs probeert te worden met Slack, komt er in het begin nogal wat op je af. Het is daarom aan te raden om naar de Slackbot te luisteren en de 'tutorial' te volgen. En zelfs al doe je dat niet; spelenderwijs leer je, en in de dagen erna zul je steeds nieuwe dingen ontdekken en weten te vinden.

Het makkelijke aan Slack is dat het op elk apparaat beschikbaar is, van desktop tot op de smartwatch. De programma's zijn gratis te downloaden voor Windows, Mac, Android en iOS. Aan een app voor Windows Phone wordt gewerkt. Zo blijf je dus ook op de hoogte als je onderweg bent.

Wat kun je met Slack?

Slack is in de basis een teamchat. Iemand maakt een Slack voor het bedrijf aan en de rest kan met een mail-adres en wachtwoord inloggen. Binnen het bedrijf kunnen verschillende teams met elkaar overleggen. Voor elk team kan de beheerder een channel aanmaken en aangeven welke mensen toegang hebben tot de verschillende groepen. Zo blijft het voor iedereen overzichtelijk.

Onder de kanalen staan alle mensen weergegeven die zijn toegevoegd aan Slack. Het stipje geeft aan of iemand online is (groen) of niet (grijs). Je kan een ander een privébericht sturen door op zijn naam te klikken. Bij de gebruikers staat ook Slackbot - die kun je gebruiken als persoonlijk kladblok. Alles wat je in het Slackbot-venster tikt, ziet alleen jij. De zoekfunctie werkt prettig om dingen terug te vinden.

In chats met anderen zijn de mogelijkheden ook uitgebreid, bijvoorbeeld met mentions. Het is zelfs mogelijk om je tekst aan te passen. Bold, italic, quotes, stukjes code; je kunt het allemaal in je tekst verwerken. Handig als je iets wil laten opvallen. Verder is het mogelijk smileys te delen en kun je bestanden toevoegen.

Rechtsboven in het venster vind je naast alle mentions en bookmarks uit het gesprek ook een meer-knop. Daar vind je bijvoorbeeld documenten die je zelf hebt gedeeld en documenten van anderen. Ook is het mogelijk om alle teamleden te bekijken en de activiteit in de groep te checken, met de belangrijkste veranderingen van de laatste tijd.

Wat nog meer?

Slack is uit te breiden naar eigen smaak, met verschillende services die je aan de dienst kan toevoegen. Enkele handige zijn Dropbox en Google Drive, zodat je bestanden kunt delen, een Twitter-integratie en IFTTT, waarmee je connecties kan automatiseren tussen webdiensten.

Daarnaast zijn ook geinige andere toepassingen te installeren, zoals Giphy. Tik je /giphy [woord naar keuze], dan komt er een willekeurig animatedgifje van het door jouw ingevulde woord in beeld. Voor als je echt wil 'slacken', zeg maar.

Het geheim is het design

Hoewel Slack dus niet wereldschokkend nieuw is, mogen we het wel een groot succes noemen. Waar komt dat dan door? Andrew Wilkinson, oprichter van het designbureau Metalab dat Slack ontwierp, heeft wel een idee. In een post op Medium wijdt hij uit hoe Slack de bekende functies anders doet dan concurrenten - en beter. Hij ziet op drie gebieden vernieuwing.

1. Uiterlijk

Om op te vallen binnen de markt, zorgden de ontwerpers dat Slack er anders uit kwam te zien dan de meeste software voor bedrijven. "We gaven het de kleuren van een videogame. Door de kleuren, de ronde letters en vriendelijke icoontjes en emoji wil je het gebruiken. Het voelt speels."

Boven: Hipchat. Onder: Slack. Beide doen ze ongeveer hetzelfde.

2. Interactie

Niet alleen het design is speels, ook het ontwerp van het programma zelf. "Het logo barst uit in verschillende kleuren bij het laden, wisselen van team wordt geanimeerd alsof je een spel kaarten omkeert." Alles beweegt, maar leidt niet af. "Dit soort interactie is niet alleen gemaakt om gebruikers te helpen begrijpen wat er gebeurt, maar ook om een glimlach op hun gezicht te toveren."

3. Persoonlijkheid

Slack probeert menselijker over te komen. "Waar een concurrent een ronddraaiend icoontje toont bij het laden, heeft Slack grappige quotes. Slack is als een bijdehante robot-sidekick, in plaats van een saaie chat-tool voor bedrijven."

Dus waarom Slack?

Het belangrijkste van Slack is dat het niet per se aanvoelt als een werkgerelateerd product. "Als je mensen over Slack hoort praten, komt vaak het woord 'fun' ter sprake", schrijft Andrew Wilkinson. "Het gebruiken voelt niet als werken. Het voelt als 'slacking off' (lummelen), zelfs als je het gebruikt om werk gedaan te krijgen."

Slack is prettig te gebruiken, speels en mooi. Het lijkt een middelweg te bewandelen die veel mensen aanspreekt. "All work and no play makes Jack a dull boy", typte Jack Nicholson in The Shining. Die vlieger gaat met Slack niet op. Maakt het daarmee een kantoor overbodig? Net niet. Want het is wel zo prettig om af en toe in de ogen van collega's te kijken.

Lees ook:

Facebook komt met interne communicatietool 'Facebook At Work'