Archieven gemeenten incompleet door floppy's en tapes

Floppy’s en cd-roms zorgen bij gemeentearchieven voor hoofdbrekens. Informatie op oude opslagmedia is vaak niet meer toegankelijk of over te zetten.

Informatie bij gemeentearchieven gaat massaal verloren doordat het is opgeslagen op verouderde opslagmedia als floppy-disks, tapes en cd-roms. Volgens de Archiefwet moet informatie na maximaal 20 jaar permanent in archiefbewaarplaatsen worden opgeslagen. Maar omdat de informatie-opslag vanaf de jaren 90 gebeurde met technologie die nu hopeloos verouderd is, blijkt dat veel gegevens niet meer toegankelijk zijn. Vijftien van 26 ondervraagde gemeenten zegt hierdoor informatie te missen, blijkt uit een steekproef door Binnenlands Bestuur. 

Bestanden op oude opslagmedia zijn vaak niet meer uit te lezen, doordat de benodigde hardware of software niet meer goed werkt of ontbreekt. Bij twee ondervraagde gemeenten bleken de opslagtapes gevoelig voor 'bitrot', zodat informatie niet meer toegankelijk is. Ook blijkt het overzetten van de data van oude opslagmedia naar nieuwe apparatuur soms niet meer mogelijk. Opgeslagen informatie is ook regelmatig niet doorzoekbaar en onvindbaar. 

Het gevolg is dat gemeentearchieven geen antwoord kunnen geven op antwoorden van burgers en bedrijven, omdat de informatie niet meer is te verstrekken. Ook leiden de problemen met verouderde opslagmedia tot veel extra werk en kosten. Zo moest een van de gemeenten externe bedrijven inhuren om te proberen de informatie te achterhalen.