Een kantoortuin met verschillende zones biedt uitkomst als niet iedereen een eigen kantoor heeft. Beeld © Getty
Een kantoortuin met verschillende zones biedt uitkomst als niet iedereen een eigen kantoor heeft. Beeld © Getty
Trends

Alternatieven voor de hel die kantoortuin heet

25 februari 2020 20:48

Veel mensen werken in een kantoortuin. Toch is het helemaal niet slim om met z'n allen in één grote ruimte te gaan zitten werken, bleek uit Noors onderzoek. Hoe kan het beter?

Het grootste deel van de tijd die je achter je bureau zit, ben je bezig met werk waarbij je je moet concentreren. Full focus is echter lastig, want je wordt gemiddeld elke drie minuten gestoord. Een e-mail hier, een telefoontje daar. En dan zijn er nog van die collega's die iets van je willen of die hele tijd met andere collega's staan te babbelen.

Vervolgens kost het ook weer tijd voordat je je weer goed kunt concentreren. We kunnen immers slecht multitasken en moeten dus steeds opnieuw beginnen, zegt Erwin Speklé, ergonoom bij de ArboUnie. "We zijn doorgeschoten met het laten werken van mensen in kantoortuinen", concludeert hij dan ook.

Miniatuurvoorbeeld
Lees ook:

Wel mailen, niet praten: kantoortuin maakt ons lomp

Ieder zijn eigen kamer

De meest ideale situatie is om iedereen een eigen kantoor te geven, zegt Kiki de Jonge, zelfstandig coach en assistent-hoogleraar organisatiepsychologie aan de Rijksuniversiteit Groningen.

Lekker rustig. Het voordeel is dan ook dat je precies weet waar collega's zitten, zodat je niet hoeft te zoeken, wat bij flexplekken wel het geval is, zegt De Jonge. Zelf deelt ze een kamer met één andere collega.

Drie zones

Maar als een eigen kamer voor alle werknemers niet mogelijk is en je dus tot een kantoortuin bent veroordeeld, kun je volgens haar het beste werken met drie zones. Standaard kun je dan het beste in de zone zitten waar je je goed kunt concentreren. Dit kan een een afgezonderde ruimte zijn, maar ook een open ruimte waarin net als in een bibliotheek stilte de norm is.

Als je moet overleggen of wil pauzeren, ga dan naar de zones die daarvoor bedoeld zijn. "Het kost misschien even tijd om daar opnieuw in te loggen, maar dat is te verkiezen boven geroezemoes van een grote ruimte", zegt Speklé. 

Natuurlijk kun je ook in een kantoortuin, waar stilte niet de norm is, een koptelefoon met ruisonderdrukking opzetten, maar de drempel voor collega’s is dan nog altijd erg laag om je even te onderbreken voor een vraag. "Ook kun je alsnog afgeleid worden doordat je mensen ziet rondlopen", aldus De Jonge.

Een tussenvorm kan zijn dat mensen bijvoorbeeld een eigen kantoor hebben en bijvoorbeeld op maandag vrij zijn, waarbij die ruimte kan worden gebruikt als vergaderruimte, zegt zij.

'Werkeiland van vier is al groot'

Hoe moet zo'n concentratiezone eruit zien? Er moeten in ieder geval niet veel bureaus aan elkaar staan in zo'n 'zachte zone'. Een werkeiland van vier bureaus is al vrij groot, zegt Carolien Roos, medeoprichter en mede-eigenaar van Firm Architects. Daarnaast kun je door glazen wanden een scheiding aanbrengen tussen het ene en het andere gebied.

Verder kun je met andere materialen werken. Als je bijvoorbeeld absorberende materialen gebruikt voor de wanden en het plafond, dan krijg je het gevoel alsof je een bibliotheek binnenloopt, legt Roos uit. "In stiltezones moet je nooit overleg faciliteren."

Miniatuurvoorbeeld
Lees ook:

Een van de best ingerichte kantoren ter wereld staat in Amsterdam

Softwarebedrijf vs. advocaten

In wat zij een 'harde zone' noemt, staat dan vaak een koffiemachine, er wordt gepraat en er lopen mensen rond. Er kunnen statafels staan, maar die zijn minder gemaakt om je te concentreren, aldus Roos.

Je moet ook kijken naar het type mensen dat in een organisatie werkt, vindt zij. Een softwarebedrijf is immers anders dan een advocatenkantoor. Daarbij kan de één zich sowieso beter concentreren dan de ander.

Miniatuurvoorbeeld
Lees ook:

Kantoortuin: werknemers klagen over geluidsoverlast, managers zijn tevreden

Extra kosten verdienen zich terug

Kantoortuinen zijn soms ingevoerd als kostenbesparing, zegt De Jonge. Maar dat is kortzichtig beleid, vindt Speklé.

Organisaties geven veel geld uit aan personeelskosten. "Je zou verwachten dat je dan een werkomgeving creëert die het meeste rendement oplevert, waar mensen zich thuis voelen, zich minder ziek melden en waar minder fouten worden gemaakt", aldus Speklé.

"Wat misschien duur lijkt aan de voorkant, kan een investering zijn aan de achterkant', concludeert Roos over de invoering van verschillende zones op kantoor.

Je zult wat meer werkplekken en dus ongebruikte ruimtes hebben, zegt Speklé. Je moet je echter niet blind staren op de kosten, denkt Roos, zo is een 'treincoupé' in een informele ruimte soms weliswaar duurder dan vier werkplekken, maar deze neemt wel minder vierkante meters in, zegt zij.

Miniatuurvoorbeeld
Lees ook:

Oplossing ziekteverzuim: 'Meer stilteplekken op kantoor'

Luchtkwaliteit en akoestiek

Niet alles staat of valt trouwens met de vraag of je naar een andere plek kunt om te vergaderen of pauze te hebben, geeft De Roos aan. Zo is luchtkwaliteit in een kantoor belangrijk en datzelfde geldt voor de akoestiek. Dat laatste is lastiger te regelen, zegt zij.

Vergeet ook niet dat het vaak om beleving gaat, het kan wel stil zijn, maar als je in de verte veel mensen rond een koffiebar ziet hangen, dan kan dat alsnog afleiden, legt Roos uit. 

Gelukkig begint het in Nederland te komen dat werkgevers snappen hoe belangrijk een goede werkomgeving is, zeker als je het risico loopt personeel te  verliezen aan de concurrentie, aldus Roos.